Todo final ou início de ano, o síndico deve prestar contas aos moradores sobre as receitas, gastos e reservas do prédio. Esse é um procedimento comum e obrigatório de toda prestação de contas no condomínio, mas será que você está fazendo tudo certo?
Uma boa prestação de contas deve incluir organização (com relatórios e balancetes anuais) e, acima de tudo, transparência (apresentar as prestações à Assembleia Geral). Esses são dois fatores fundamentais para um bom relacionamento e confiança entre o síndico e os condôminos.
Para entender o funcionamento de uma prestação de contas e garantir a saúde do condomínio – e o cargo de síndico –, elaboramos este artigo com as informações que você precisa saber. Acompanhe!
O que é como funciona a prestação de contas no condomínio?
Prestação de contas no condomínio é reunir os documentos com todas as movimentações financeiras do ano vigente e enviar o resumo aos moradores na Assembleia Geral. Em outras palavras, prestar contas é comprovar os ganhos e os gastos em um negócio, no caso, condomínio.
O responsável por elaborar os relatórios anuais com todas as transações financeiras, incluindo receitas, gastos, patrimônio líquido e bruto, é o síndico. Contudo, o trabalho de juntar as informações pode ser complexo, por isso, alguns condomínios contam com a ajuda de uma administração, subsíndico ou mesmo moradores.
Qual a importância de prestar contas no condomínio?
Prestar contas no condomínio é tão importante que se o síndico cometer erros e não tiver transparência em sua conduta, os próprios moradores podem pedir a sua destituição do cargo.
Afinal, quando há irregularidades na gestão, os condôminos podem pensar que o síndico também não administra de forma correta os recursos financeiros do condomínio. Isso põe em cheque a qualidade dos serviços prestados e sua idoneidade.
Caso você não queira correr o risco de arranhar sua imagem, é importante saber fazer a prestação de contas no condomínio.
Além disso, prestar contas também favorece a aprovação da previsão orçamentária do condomínio para o próximo ano. Isso porque o orçamento anual precisa cobrir os gastos do condomínio, mas pode acontecer da previsão indicar que o prédio precisa de um gasto maior. Dessa forma, a Assembleia Geral decide, por meio de voto, se aprova ou não a previsão.
Caso a prestação de contas tenha alguma inconsistência, fica mais difícil para os moradores aceitarem, por exemplo, o aumento da taxa condominial.
Como preparar a prestação de contas no condomínio?
Organizar as contas do ano não é tarefa fácil. Às vezes, a gente se perde com tanta papelada, que pode deixar escapar algum dado importante. Por isso, se você é síndico e está em dúvida sobre como fazer uma prestação de contas no condomínio, dê uma olhada nos tópicos abaixo.
Faça um relatório de receitas
Receitas de um condomínio é tudo aquilo que entra no caixa, isto é, os valores da taxa condominial, multas de inadimplentes e aluguéis de espaços comuns no local, como salão de festas e quadras de esporte.
Para ficar mais fácil, use uma planilha no seu editor de preferência e estabeleça uma divisão entre adimplentes e inadimplentes. Isso ajuda bastante na hora de fazer a cobrança.
Faça um relatório de gastos
Neste outro documento, elabore um relatório com as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio durante o ano vigente. Isso inclui os custos fixos (como taxas condominiais e administrativas), os variáveis (como as manutenções programadas) e os extras (reformas extraordinárias).
Dessa forma, fica mais fácil comparar as despesas que estavam previstas com as que realmente foram realizadas. É uma forma de deixar uma reserva maior para o ano seguinte, sem ter medo de ficar no aperto.
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Finalize com um balancete
Com os relatórios em mãos, chegou a hora de fazer o resumo das receitas e gastos do condomínio para concluir a prestação de contas. Ainda que o mais comum seja prestar contas no início ou fim de ano, é normal o uso do balancete para informar aos moradores, todo mês, o saldo mensal e atual do condomínio.
Enquanto o saldo mensal traz as diferenças entre receitas e despesas, o saldo atual é a soma do caixa do mês anterior com o saldo atual, isto é, o valor do caixa condominial.
Analise o relatório do orçamento inicial
Durante o ano todo, é provável que o condomínio tenha passado por reformas inesperadas e outras previstas (o que chamamos de manutenção preventiva), ocasionando em gastos ordinários e extraordinários.
Analisando o relatório do início do ano, é possível traçar todos os movimentos financeiros, incluindo gastos e receitas.
Dessa forma, fica bem mais fácil comparar os gastos planejados com os imprevistos e, assim, preparar a sua prestação de contas com base no que já foi feito.
Melhores formas de apresentar a prestação de contas do condomínio
Organização e disciplina são fatores importantes na hora de prestar contas no condomínio, mas se o documento não for acessível a todos e de fácil entendimento, fica mais perto de mal entendidos e, em consequência, perda de credibilidade.
Pensando nisso, fizemos uma lista de melhores práticas para você apresentar a prestação de contas da melhor forma possível:
- Estude os documentos da prestação de contas – Durante a reunião condominial, os moradores podem fazer perguntas para maiores esclarecimentos, então é bom se preparar;
- Desenvolva um material de apoio – Nem todo mundo entende os termos contábeis, por isso, vale a pena desenvolver um material menos complexo para os condôminos acompanharem a reunião, sem que fiquem dúvidas;
- Apresente sua prestação de contas de forma criativa – Atrelado ao material de apoio está a apresentação visual do seu conteúdo. Experimente usar gráficos e ilustrações para representar as receitas e despesas do ano, sem parecer repetitivo em relação ao material de apoio;
- Envie o balancete junto aos boletos – Incorporar o balancete mensal no boleto é uma excelente forma de mostrar transparência na prestação de contas do condomínio;
- Solicite um auditor ou conselheiro fiscal – Quando uma auditoria é feita nas contas, os moradores se sentem mais seguros quanto às informações prestadas pelo síndico, não gerando dúvidas sobre sua gestão;
- Realize cotação e orçamento para o condomínio – Uma prática de boa gestão é solicitar o orçamento de, pelo menos, três fornecedores diferentes para a compra de serviços ou materiais.
Considerações finais
Neste artigo, você viu que a prestação de contas no condomínio precisa ser feita com base em transparência para uma gestão mais eficiente. Para isso, você pode contar com a experiência do Grupo ASC Service. Nós proporcionamos um serviço de excelência aos seus clientes e grandes resultados na gestão condominial. Fale com a gente!
